期限の重要性

毎月、何度も会議、打合せを行っても翌月の会議では、同じことの繰り返しになってしまう事はありませんか？「経営＝仕事を進める」と考えると何が業務の妨げになっているのでしょう。年明けの最初のテーマとして「期限」について考えてみませんか。
2008年がスタートしましたが、経営者の皆様は今年の目標を掲げ、各事業部はそれぞれに年間スケジュールを昨年末までに立てていると思います。あとはそれを実行すれば良いだけの事です。年が明け、真新しい手帳には予定が書き込まれ、月末には達成されているべき数字や内容が明記されているのに、2月、3月と月日が流れると様々な理由で仕事は進まなくなってしまうのは何故でしょうか？

来社する営業マンや取引先とのやりとりの中でこんな言葉をよく耳にします。
「来週中には資料をお持ちします」
「今週中にはご連絡させて頂きます」
「月末はお忙しいと思いますので、来月早々にでもあらためます」
一方、こんな言葉を耳にする場合もあります。
「水曜日の午後2時に資料をお届けします」
「今週金曜日の午前10時にお電話させて頂きます」
「来月1日、金曜日の同じ時間に御伺いさせて頂きます」

最初の事例は、日程や約束に幅を持たせることで、相手を気遣っているようにも感じられます。ところが、私の経験からするとこのような言葉を交わした相手と取引が成立したり、ビジネスにおいて良き付き合いが継続した事はほとんどありません。
後者のように明確な日時を口にする人物には勢いがあり、周囲からの信頼も厚くビジネスはどんどん広がりを見せるものです。
経営も全く同じではないでしょうか？
部下に対して、
「企画書完成したら私の机においといて」
「例の会社訪問の日時調整しておいて」
「この件については各自よく考えておくように」
つまり、何か指示を出しても具体的な期限が明確ではないという事です。指示を受けた側は期限が設定されていない案件ですから、時間がある時に終わらせれば良いと勝手に判断してしまいます。
先述した、営業マンや取引先の事例を具体的な日数に置き換えればどれほどのロスが生じているかは一目瞭然です。例えば、月曜日に「今週中には」と言葉にすることによって、双方が三日間ロスすることになります。もちろん三日要する場合は別ですが、多くの場合、何となく「今週中には」と表現することで余裕を持ちたいだけなのです。
ある知り合いの食品会社の社長さんの話ですが、私がある打合せの席で「ホテル業界の事で相談に乗って欲しい」と頼んだことがあります。するとその内容を話すや否や、すぐに彼は携帯電話で該当する人物に連絡をしてくれた上、その場でアポまで取ってくれました。あまりの急展開に私自身驚いたのですが、彼の仕事に対するスタイルは「目の前にある事ですぐに片付けられるものは即解決する」というものだと言われました。その会社も一時は経営の危機に瀕したこともありましたが、今では業界の確固たる地位を築き信頼される企業へと生まれ変わったのは言うまでもありません。
365日という限られた日数も、ひとつの案件につき数日ロスしてしまえば１年間で数十日、あるいは１００日以上も失う可能性だってあるのです。「いつまでに」という基本的な姿勢をしっかりと持つことによって、会社は昨年の倍、３倍の速度で成長できる可能性を秘めていると思います。
2008年は是非とも、「すべての仕事に期限を」という意識改革のもとに取り組めればと感じている次第です。